Visión
Propósito
El documento Visión tiene como propósitos comunicar de manera concisa las grandes ideas acerca de por qué se propuso el proyecto, cuáles son los problemas, quiénes son las personas involucradas, qué necesitan, y cuál podría ser la apariencia de la solución propuesta.
Alcance
El alcance del sistema son las áreas de recursos humanos y control de tarjetas de la empresa, tomando también a los empleados como base de datos del sistema
Orientación
Descripción del Problema / Oportunidad
Alta, baja y modificación de empleados
| El problema / oportunidad | Existen errores humanos en la organización de datos de los empleados, como perdida de legajos, donde tiene toda la información legal del empleado y sus trámites realizados a lo largo de su estancia en la empresa |
| Afecta a |
- Administración de Personal - Servicio Administrativo - Asesoría Legal - Secretaria General |
| Una adecuada solución sería | Automatizar y digitalizar procesos que se realizar de forma física |
| El impacto / beneficio sería |
- Evitar la pérdida de documentación - Minimizar el tiempo entre procesos - Efectivizar y aminorar el trabajo del área administrativa - Aminorar o eliminar el almacenamiento físico de legajos y otros tipos de papeles - Permitir la consulta de empleados por parte de los involucrados - Efectivizar los descuentos y beneficios en los sueldos de los empleados - Facilitar la presentación de documentación para evitar duplicados |
Resumen del personal involucrado (No usuarios)
| Nombre | Descripción | Responsabilidades |
|---|---|---|
| Analistas de sistemas | Especializado en el estudio y gestión de sistemas | Realizar entrevistas , relevar la información y desarrollar los diagramas de bloque |
| Programador | Especializado en el arquetipo y desarrollo de sistemas especializados | Desarrollas y realizar el soporte del sistema de información |
Resumen de Usuarios
| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Área de administración personal | Gestión de empleados |
| Servicio administrativo | Realiza consultas de la información generada y autorizada por el área de administración personal |
| Asesoría legal | Realiza consulta y carga documentos de índole legal |
| Secretaria general | Realiza consultas generales de datos de conocimiento público y ausentismos |
Visión general del producto [Sistema de información]
Alta de Empleados
Baja de Empleados
Modificacion de Empleados
Consulta de Datos
Resumen de las características del Sistema de Información
Manejo dinámico de la información
El documento Visión tiene como propósitos comunicar de manera concisa las grandes ideas acerca de por qué se propuso el proyecto, cuáles son los problemas, quiénes son las personas involucradas, qué necesitan, y cuál podría ser la apariencia de la solución propuesta.
Niveles de permisos de usuarios
Dependiendo del área al que pertenezca el usuario tendrá permisos de atlas, bajas, modificaciones o solo consultas, para evitar que usuarios que no tengan el nivel empresarial realice algún cambio que pueda afectar a los empleados. Además, cada cambio necesita de ciertos niveles de autorización de las otras áreas, ya que todas convivirán dentro del mismo legajo de empleado.
Estados de empleados
Para evitar la copia indeseada de legajos o de que empleados queden sin identidad de legajos en el sistema, cada legajo tendrá estados que serán directamente relacionados con el estado o contrato que posean, así los departamentos de legales y contratos puedan tener una mejor visión de los tipos de empleados que poseen, y a la hora de liquidación de haberes se puedan filtrar de forma eficiente.
Digitalización de documentación
La digitalización evita dos problemas clave, en principio la perdida de la documentación que era el inconveniente principal, y la segunda la duplicación, como se debía presentar documentación importante que debe ser autorizada, se pedía de dos a tres copias de cada uno, al ser una digitalización en un ecosistema de todas las áreas, con una sola copia es suficiente para que quede guardado digitalmente en su legajo y podrá ser consultado cuando sea necesario o actualizado.
Especificación Complementaria
Propósito
El propósito de la Especificación Complementaria es describir información adicional del dominio del problema. Esa información adicional es considerada como restricciones impuestas al sistema de información.
Alcance
El alcance del sistema son las secciones Servicios Administrativos, RRHH, Asesoría Legal y Secretaria General.
Reglas del dominio - [Reglas de negocio]
| Id | Regla | Grado de variación | Origen |
|---|---|---|---|
| 01 | Los empleados deben de ser creados con un legajo para búsqueda del sistema, además de varios otros datos | Alto | Política RRHH |
| 02 | Los empleados pueden tener diversos estados durante el cumplimiento de su trabajo. | Medio | Política Asesoría Legal |
| 03 | Los empleados deben de poder ser modificados dependiendo las necesidades de la empresa. | Medio | Política RRHH |
| 04 | Los empleados deben de poder tener adjuntada documentación que sea pertinente para la empresa. | Alto | Política Asesoría Legal |
| 05 | Los empleados podrán ser consultados en base a su legajo, para poder ver los datos, estados y asistencia. | Bajo | Política de Secretaria General y Servicios Administrativos |
| 06 | Los empleados pueden ser modificados en sus estados, dependiendo que se requiera en la empresa | Alto | Política de Asesoría legal y RHH |
| 07 | Los empleados deben de guardarse en una base de datos con servidores propios, donde podrán ser guardados y consultados | Alto | Políticas RRHH |
| 08 | El sistema tendrá el apoyo de un sistema informático ya existente (reloj digital) para adjuntar dentro de la información de empleado en la consulta. | Alto | Políticas RRHH |
Información en dominio de interés
Para asegurar la claridad de los procesos y facilitar la compresión por parte de todos lo involucrados, se usará la siguiente documentación de contexto de sistema de manejo de personal.
Descripción del Proceso
Gestión Alta de Empleado
OBJETIVO: Automatizar el proceso de creación de legajos de empleados, guardando documentación y datos relevantes, protegiéndolos de pérdidas y desgastes, pudiéndose consultar en cualquier momento mediante bases de datos guardadas en servidores propios
- Tener una cantidad de datos obligatorios, para no perder ningún requisito del empleado y poder tener actualizado el legajo de empleado.
- Crear el estado del empleado de forma automática, para que se pueda ir variando, dependiendo de las necesidades de la empresa.
Gestión Modificación de Empleado
OBJETIVO: Optimiza el tiempo en la modificación de datos y documentación dentro de los legajos de empleados, evitando así las perdidas, roturas o desgaste de documentación legal pertinente.
-Actualización del legajo del empleado.
-Registrar de forma rápida y eficiente algún tipo de cambio.
-Poder digitalizar documentación física importante, evitando así la perdida definitiva de este.
-Poder realizar cambio de estados de forma sincronizada con otras áreas para agilizar trámites internos.
-Digitalizar alertas para las distintas áreas.
-Realizar consulta al sistema de apoyo reloj digital para poder controlar asistencias de forma rápida y eficiente.
Gestión Baja de Empleado
OBJETIVO: Optimizar la baja de empleados, pudiendo así realizar la documentación pertinente para el exempleado y poder realizar sus trámites pertinentes de forma más rápida y eficaz.
- Realizar baja de forma rápida, pudiendo cambiar el estado en base de autorización legal, para dar paso a la creación de nuevos empleados.
- Evitar perdida de documentación pertinente para tramites de desempleo, necesarios para el empleador.
- Crear un histórico en la base de datos así optimizando la documentación para futuro datos de jubilación que serán derivados al ANSES posteriormente